Электронный документооборот: Word DOC или PDF?
Современные фирмы все чаще переходят с бумажного документооборота на электронный. Это способствует оптимизации расходов, снижая затраты на канцтовары. К тому же электронный документооборот значительно увеличивает скорость обмена информацией между подразделениями.
При организации электронного документооборота каждой компании предстоит решить несколько основополагающих моментов. Один из них выбор формата для будущей системы документооборота. Видов текстовых форматов на сегодняшний день существует огромное множество, и каждый формат обладает своим преимуществами и недостатками. Но самыми популярными уже продолжительное время являются Word Document и PDF. И поскольку эти форматы являются самыми популярными, преобразовать PDF в другие форматы и наоборот бывает нужным очень часто.
Что выбрать Word DOC или PDF?
Чаще всего для текстовых файлов использовали Word Document формат, это файлы с расширением .doc. Создаются и читаются такие файлы в программе Microsoft Word и некоторое время считались стандартными текстовыми файлами. Но недостаток этих файлов том, что компания Microsoft не всегда соблюдала обратную совместимость версий своей программы и файлы созданные и отформатированные в новой версии не всегда адекватно выглядели в предыдущих.
Кроме того, поскольку формат создан компанией Microsoft и является ее собственностью, спецификация программы и формата является закрытой информацией. Более открытым является только формат .docx, появившийся в 2007 году и основанный на технологии XML.
Также распространен формат документов PDF (Portable Document Format). Его разработала компания Adobe Systems. Вначале компанией планировалась полиграфическая программа, но позже она совершенствовалась и получила широкое распространение. Преимущество документов с расширением .pdf в том, что они одинаково будут выглядеть на любых устройствах под управлением любых операционных систем. Для чтения их всего лишь нужно скачать и установить бесплатную свободно распространяемую программу Acrobat Reader, версии которой есть для любых устройств.
Еще одна важная причина, по которой многие фирма перевели свой документооборот на PDF формат является безопасность. Если в Word Doc часто обнаруживают различные вирусы, pdf-файлы с этой точки совершенно безопасны. Это же касается и несанкционированных изменений документов. И, в конце концов формат файлов PDF стандартизирован по ISO для хранения электронных документов.