Электронный документооборот: преимущества и недостатки
Идея перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному не нова. Технологии шагнули вперед настолько, что позволяют напрочь отказаться от обычных архивов и почтовых отправлений.
Правда, кардинальные изменения принципов работы подходят не каждому хозяйствующему субъекту. Сфера применения электронного документооборота ограничена законом. Оригиналы правоустанавливающей, учредительной, кадровой документации могут существовать только на бумажном носителе. А учет и отчетность медок ведется в электронном виде и это удобно.
Рассмотрим плюсы и минусы автоматизированного документооборота.
Преимущества
Экономия ресурсов. Отказ от «бумаги» сэкономит средства. На канцтовары и расходные материалы ежемесячно уходят баснословные суммы. К тому же, папки нужно где-то хранить. Под архив рано или поздно придется отвести отдельное помещение.
Облегчение доступа. Поскольку все документы оцифрованы, их можно хранить в облаке. Доступ к ним возможен через веб-приложения. Можно обеспечить одновременную работу с документом нескольких сотрудников, находящихся в разных местах.
Простота организации. Система ссылок и связанных документов позволяет легко упорядочивать и редактировать цифровые документы. Найти что-либо через ПК несравнимо проще, чем откопать из груды бумаг.
Экология. Из-за кризиса проблемы охраны природы для российских компаний не столь актуальны, как финансовые. И все же, отказ от подорожавшей офисной бумаги за несколько лет позволит спасти целый лес. Кроме того, сама собой разрешится проблема утилизации отработанных картриджей, сократится расход электроэнергии на печать и сканирование.
Недостатки
Резервирование. Оцифрованные сведениям легко можно потерять. Если вдруг выйдет из строя жесткий диск ПК, пропадет и файловый архив. Таким образом, придется постоянно использовать систему записи на внешний носитель.
Вопросы безопасности. Сохранение коммерческой тайны – серьезная проблема всех безбумажных офисов. Чтобы решить ее, необходимо использовать шифрование, пароли, ограничения доступа и локальные серверы.
Процессинг. Переход к системе оцифрованного документооборота требует преобразования всех операций. Для переписки с внешними адресатами, а возможно – и для внутреннего пользования понадобиться ЭЦП, электронная платежная система. Это повлечет расходы на программное обеспечение и переобучение персонала.
Время. Единовременный переход к автоматизированному оцифрованному документообороту невозможен. Необходимо учесть последствия отказа от бумажной документации. Чтобы реализовать все требуемые изменения и операции, может понадобится больше времени, чем планировалось изначально.
Переход к цифровому электронному документообороту не может рассматриваться в качестве универсального решения всех проблем. Целесообразность такого действия зависит от сферы деятельности и специфики работы компании. Следует оценить все возможные влияния оцифрованного оборота на производительности работы трудового коллектива.